Informace o zpracování osobních údajů

Návštevnící, zákazníci, dodavatelé

Společnost Výstaviště Praha, a.s., IČO: 25649329, se sídlem Výstaviště 67, 170 00 Praha 7, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 5231, Vás informuje o tom, jak zpracovává Vaše osobní údaje.

Zpracování osobních údajů probíhá vždy pouze v rozsahu daném konkrétním účelem zpracování. Přizpracování Vašich osobních údajů postupujeme s řádnou péčí a v souladu s právními předpisy, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Pokud budete mít jakékoliv dotazy, rádi Vám je zodpovíme. Pro Vaše dotazy využijte e-mail gdpr@prahaexpo.cz.

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme pouze takové osobní údaje, abychom mohli poskytovat a využívat služby spojené s provozováním areálu Výstaviště Praha a které souvisí s předmětem našeho podnikání, abychom mohli splnit naše zákonné povinnosti a chránili naše oprávněné zájmy nebo oprávněné zájmy návštěvníků areálu Výstaviště.

Zpracováváme zejména osobní údaje zákazníků (podnájemci, návštěvníci areálu Výstaviště) a našich dodavatelů.

Zpracováváme zejména tyto kategorie osobních údajů:

• základní identifikační údaje
  
  • jméno a příjmení, datum narození, adresa bydliště
  • v případě podnikatelů IČO, DIČ, adresa sídla
• kontaktní údaje
  
  • telefonní číslo, e-mail
• údaje o bankovním spojení
• údaje z používání webových stránek
• další údaje
  
  • kamerové záznamy, SPZ automobilů

Z jakých zdrojů osobní údaje pocházejí?

Zpracováváme zejména osobní údaje, které jsme od Vás obdrželi, a dále údaje z veřejných rejstříků.

Zpracováváme především osobní údaje, které nám sami předáte nebo které vznikají Vaší aktivitou skrze námi provozované webové stránky. Tam, kde potřebujeme zejména ověřit přesnost osobních údajů, obohacujeme je o údaje z veřejných rejstříků jako živnostenský nebo obchodní rejstřík.

Pro jaké účely osobní údaje zpracováváme a z jakých důvodů?

Vaše osobní údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu pro příslušný účel. Musíme Vás identifikovat pro uzavření smlouvy, údaje potřebujeme i proto, abychom uzavřenou smlouvu mohli plnit. Povinnost zpracovávat osobní údaje nám stanoví také právní předpisy. Například zákon o registru smluv. Velké množství osobních údajů musíme zpracovávat pro účely archivace. Některé údaje zpracováváme, protože je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů. Například jde o pořizování kamerových záznamů, kdy se snažíme předcházet páchání trestných činů.

V ostatních případech Vaše osobní údaje zpracováváme pouze na základě Vašeho souhlasu.

Poskytování a využívání služeb

• Zpracováváme Vaše identifikační údaje, abychom s Vámi mohli uzavřít smlouvu.
• Zpracováváme Vaše kontaktní údaje, abychom mohli uzavřenou smlouvu plnit. Stejně tak, abyste Vy mohli poskytnout řádně a včas plnění, které jsme si u Vás objednali. Údaje o bankovním spojení potřebujeme, abychom Vám mohli uhradit Vámi účtovanou cenu za službu, případně abychom uměli spárovat Vaši platbu, když neuvedete variabilní symbol. Některé Vaše osobní údaje také musíme zveřejňovat v rámci plnění povinností spojených s registrem smluv a vedením agendy veřejných zakázek.

Takto můžeme zpracovávat osobní údaje, protože je to nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou jste, nebo pro splnění povinnosti, kterou nám ukládají právní předpisy nebo protože je to nezbytné pro ochranu našich oprávněných zájmů.

Vyhodnocování používání webových stránek

• Zpracováváme údaje o tom, jak používáte naše webové stránky. Využíváme k tomu tzv. cookies uložené na Vašem počítači. O zpracování tzv. cookies jsme Vás informovali v samostatném dokumentu.

Takto můžeme zpracovávat osobní údaje, protože jste nám k tomu udělili souhlas.

Marketing

• V rámci marketingových činností zasíláme obchodní sdělení našim obchodním partnerům různými formami, včetně využití papírové korespondence a e-mailu. Pro tento účel využíváme pouze Vaše identifikační a kontaktní údaje.

Takto můžeme zpracovávat osobní údaje, protože je to nezbytné pro ochranu našich oprávněných zájmů.

• V rámci prezentace našich činností veřejnosti zejména prezentací na webových stránkách nebo jiných propagačních materiálech používáme fotografie a videozáznamy.

Takto můžeme zpracovávat osobní údaje, protože jste nám k tomu udělili souhlas.

Účetnictví a daně

• Zpracováváme Vaše identifikační údaje a údaje o proběhlých plněních za účelem našich účetních a daňových povinností, které nám ukládá zejména zákon o účetnictví a daňové zákony.

Takto můžeme zpracovávat osobní údaje, protože je to nezbytné pro plnění povinností stanovených právními předpisy a pro ochranu našich oprávněných zájmů.

Bezpečnost

• Potřebujeme chránit zejména fyzický majetek areálu Výstaviště a zároveň osoby, které se v areálu pohybují proti protiprávnímu jednání – prevence a objasňování krádeží, vandalismu nebo násilných protiprávních jednání. Proto jsme nainstalovali a provozujeme kamerový systém. V této souvislosti zpracováváme kamerové záznamy.

Takto můžeme zpracovávat osobní údaje, protože je to nezbytné pro ochranu našich oprávněných zájmů.

Výkon a obhajoba práv

• Pokud vymáháme naše pohledávky právní cestou nebo jsme účastníky soudního řízení a tyto záležitosti se týkají Vaší osoby, používáme v nezbytném rozsahu Vaše identifikační údaje, a údaje nutné pro prokázání našeho nároku.

Takto můžeme zpracovávat osobní údaje, protože je to nezbytné pro ochranu našich oprávněných zájmů.

Vnitřní správa

• S Vašimi údaji pracují naši zaměstnanci při plnění svých pracovních povinností v souvislosti s poskytováním a využíváním služeb, které nabízíme nebo odebíráme. Některé údaje rovněž předáváme akcionáři v rámci výkonu jeho akcionářských práv.

Takto můžeme zpracovávat osobní údaje, protože je to nezbytné pro splnění povinností stanovených právními předpisy nebo pro ochranu našich oprávněných zájmů.

Když nám osobní údaje neposkytnete?

Ne všechny osobní údaje nám musíte sdělit. Poskytnutí osobních údajů, které nám předáváte na základě Vašeho souhlasu, je dobrovolné. Jedná se o údaje o tzv. cookies.

Všechny ostatní osobní údaje musíme získat, abychom mohli splnit smlouvu nebo povinnosti, které nám stanoví právní předpis, případně chránit naše vlastní zájmy. Jedná se o identifikační a kontaktní údaje, bankovní spojení nebo kamerové záznamy.

Kdo může Vaše údaje zpracovávat?

Vaše údaje zpracováváme zejména my, společnost Výstaviště Praha, a.s., IČO: 25649329, se sídlem Výstaviště 67, 170 00 Praha 7, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 5231.

Pokud někoho dalšího pověříme výkonem určité činnosti, může při ní docházet ke zpracování příslušných osobních údajů. V některých případech se tito dodavatelé stávají zpracovatelem osobních údajů. Zpracovatel je oprávněn nakládat s údaji výhradně pro účely výkonu činnosti, ke které byl námi jako správcem pověřen.

Při výkonu naší činnosti můžeme využívat služeb poskytovatelů archivačních služeb, advokátů a externích konzultantů, poskytovatelů tiskových a poštovních služeb, včetně kurýrů, poskytovatelů pojištění.

• Informace zpracovává do 20 subjektů, na vyžádání je možné předložit jejich seznam.

Ze zákona jsme také povinni některé Vámi poskytnuté osobní údaje předávat orgánům státní správy.

Osobní údaje dále můžeme předávat našim dodavatelům jako zejména poskytovatelé archivačních služeb, advokáti, poskytovatelé tiskových a poštovních služeb, včetně kurýrů, poskytovatelé pojištění, náš akcionář.

Osobní údaje nepředáváme do jiných zemí Evropské unie, ani do zemí mimo Evropskou unii nebo mezinárodním organizacím.

Jak dlouho osobní údaje uchováváme?

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně dlouhou dobu, nejčastěji se jedná o dobu 10 let od poskytnutí plnění, neboť po tuto dobu jsme povinni podle daňových zákonů uchovávat podklady pro prokázání plnění. Nejčastěji nám tak dobu, po kterou můžeme zpracovávat osobní údajů, stanoví zákon.

Tam, kde nám zákon nestanoví délku uchování osobních údajů, uchováváme je po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu.

Osobní údaje získané na základě Vašeho souhlasu zpracováváme po dobu, na kterou jste nám souhlas udělili. Fotografie a videozáznamy z pořádaných akcí uchováváme po dobu 3 let od jejich vzniku.

Komu udělujete souhlas se zpracováním osobních údajů?

Souhlas se zpracováním osobních údajů udělujete nám, společnosti Výstaviště Praha, a.s., IČO: 25649329, se sídlem Výstaviště 67, 170 00 Praha 7, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 5231.

Jak můžete odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů?

Pokud chceme Vaše údaje zpracovávat na základě Vašeho souhlasu, jeho poskytnutí je dobrovolné, a proto můžete takový souhlas odmítnout. Když souhlas odmítnete, Vaše osobní údaje již dále nebudeme zpracovávat.

Když souhlas ke zpracování Vašich údajů udělíte, můžete jej kdykoliv odvolat zasláním emailu na adresu gdpr@prahaexpo.cz nebo dopisu na adresu Výstaviště Praha, a.s., Výstaviště 67, 170 00 Praha 7.

Jaká máte zákonná práva při zpracování osobních údajů?

Právo na přístup k osobním údajům

• Máte právo nás požádat o poskytnutí informace o osobních údajích o Vás zpracovávaných, účelu a povaze zpracování osobních údajů, o příjemcích osobních údajů, o době, po kterou osobní údaje ukládáme, o právu podat stížnost, o zdroji osobních údajů.

Právo na opravu

• Pokud zjistíte, že o Vás zpracováváme nepřesné či chybné údaje, máte právo na to požádat nás o opravu takových údajů.

Právo na výmaz („právo být zapomenut“)

• Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme z důvodu plnění nějakého účelu a tento účel již odpadl, automaticky je mažeme. Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu a Vy souhlas odvoláte, osobní údaje vymažeme. Dále je třeba uvést, že právo na výmaz není absolutní a pokud máme nějakou objektivní povinnost osobní údaje dále uchovávat (např. vedení účetnictví), dojde k výmazu těch osobních údajů, které již nadále nepotřebujeme pro původní účely zpracování.

Právo na omezení zpracování

• Máte právo na to, abychom zpracování osobních údajů omezili, pokud:
  
  • popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit; nebo
  • zpracování je protiprávní a Vy odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití; nebo
  • již osobní údaje nepotřebujeme pro účely zpracování, ale Vy je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu Vašich právních nároků; nebo
  • jste vznesli námitku proti zpracování, a todo doby, dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

Právo vznést námitku

• V průběhu trvání výběrového řízení, kdy zpracováváme Vaše osobní údaje, máte právo vznést námitku proti tomuto zpracování.

Právo na ochranu soukromí

• Pokud se domníváte, že zpracováváme osobní údaje v rozporu s ochrannou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, můžete podat stížnost na porušení našich povinností k Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel. 234665111, web www.uoou.cz.

Vaše žádosti můžete zasílat písemně na adresu Výstaviště Praha, a.s., Výstaviště 67, 170 00 Praha 7, nebo e-mailem na adresu gdpr@prahaexpo.cz.

Jak Vaše osobní údaje chráníme?

Pro ochranu Vašich osobních údajů jsme přijali veškerá technická a organizační opatření k zabezpečení ochrany osobních údajů a k vyloučení možnosti neoprávněného nebo nahodilého přístupu k osobním údajům, náhodného nebo protiprávního zničení, ztrátě, pozměnění, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů.

Používáme moderní bezpečnostní a kontrolní mechanismy, zajišťující maximální možnou ochranu dat. Využíváme řízení uživatelských přístupů, systém řízení práv a rolí, čímž zajišťujeme ochranu dat před neoprávněným přístupem. Veškeré osoby, které s Vašimi osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, musí dodržovat povinnost mlčenlivosti, která pro ně plyne přímo z právních předpisů nebo ji převzaly smluvně. Využíváme pouze zpracovatele, kteří splňují podmínky pro ochranu a zabezpečení osobních údajů a se všemi jsme uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů.